1. ¿Podrías explicar brevemente en qué consiste la minería de procesos?

Me gustaría, bueno, definir un poco lo que nosotros consideramos un proceso, ¿verdad? Lo consideramos como una serie de acciones o pasos que se van repitiendo a lo largo del tiempo, desde un inicio definido hasta un final que tenemos conocido.

Entonces, la minería de procesos entra aquí. Utiliza estos datos que nosotros tenemos registrados en nuestros sistemas, y visualiza de una forma muy rápida los procesos, tal y como se ejecutan en realidad.

Pues esto es lo que aporta la minería: aflora todo esto a la realidad, aflora las ineficiencias del proceso y otros obstáculos que puedan hacer sufrir al rendimiento de tu proceso.

2. ¿Cuáles son las fases que definen la minería de procesos?

El primer paso de la minería de procesos es extraer esta huella digital de la que hemos hablado,  extraer estos datos de nuestros sistemas informáticos.

El segundo paso, a grandes rasgos, es: yo tengo mis datos, entonces quiero extraer esa información útil que me ayude a mejorar el proceso.

Y el tercero es: yo transformo esta información que he recogido en acciones de mejora. Determino qué hacer para resolver el problema que quiero dar una solución y así ayudas también en gran parte a tomar decisiones basada en datos, no en percepciones que podamos tener del proceso.

3. ¿Cómo se distingue la minería de procesos de otros métodos más tradicionales de análisis de datos?

La minería de procesos parece que es algo novedoso, algo que viene ahora, pero tened en cuenta que la minería de procesos surgió en los años 90. Se empezó a estudiar todos los flujos, cómo se podría aplicar para intentar mejorar las técnicas tradicionales de análisis.

Los BPM (Business Process Management) tradicionales se respaldan en la propia intuición de los analistas de procesos, y utilizan técnicas como entrevistas o cuestionarios para levantar el proceso, descubrirlo, y esto supondría un proceso costoso, valga la redundancia, en tiempo y en coste para aflorar todo, y no siempre tienes la certeza de que está completo.

La minería de procesos entra aquí para, de una forma, hacer esta pata un poco más rápida, más automatizada, de manera que afloren, en un abrir y cerrar de ojos el proceso tal cual es.

Y a partir de ahí, lo que hace es bucles de retroalimentación. Es decir, yo tengo mis procesos, se cómo es, aprieto la mejora y me voy retroalimentando. ¿Esto impacta positivamente o negativamente? Y así voy afinando.

Quizás en los métodos tradicionales, se basa en la pericia del analista y en base a lo que pasa después. Voy a aplicar esta pequeña mejora, reviso si está bien, si está mal, si tiene impacto positivo, negativo.

Ese proceso es un poco más lento por decirlo de alguna forma. La minería de procesos quizá proporcione una visión más objetiva y completa del proceso.

Objetivo, porque está basado en los datos reales que tenemos registrados y completa porque recogen el total número de casos que tengas en tu proceso. Si tienes que ejecutar el plazo 10000 veces, tiene los 10000 casos.

4. ¿En qué sectores resulta más conveniente aplicar la minería de procesos?

El primero de ellos podrían ser en aquellos sectores donde hay escasez de talento, que tengan problemas para contratar personal. Si quieres mantener tu competitividad y aumentar tu capacidad de ejecutar proyectos necesitas, o bien más personal o bien optimizas procesos. Si no tienes la primera, obviamente pasas al plan B, optimizar procesos. Entonces, ahí sí que tiene sentido la minería de procesos. Necesitas analizar a fondo tu proceso para saber cómo mejorar y mantener tu capacidad y obviamente tu competitividad.

Y otros sectores donde también tendría sentido, podría ser en aquellos entornos que estén muy regulados: tengo una normativa muy estricta (farmacia o sanidad). Aquí la minería te permite evaluar la conformidad con la norma, es decir, si mi proceso sigue la norma que me están marcando.

5. ¿Cuáles son los primeros pasos que debe seguir una pyme para implementar la minería de procesos?

Quizá una buena aproximación para empezar en el mundo de la minería de procesos es una experiencia piloto.

La experiencia piloto es la mejor para la mejor aproximación. Yo tengo un proceso acotado, un periodo de datos acotado, y tengo un par de preguntas que deseo responder. Pues ese piloto es el ideal para ver qué te ofrece la minería de procesos y qué información útil te aporta para valorar si compensa o no compensa.

6. ¿Qué herramientas de bajo coste recomiendas a las pymes para implementar la minería de procesos?

Todas las herramientas o la mayoría de las que existen en el mercado nacieron como software libre. A medida que ha pasado el tiempo, han ido evolucionando hacia servicios en la nube. A día de hoy todavía quedan los famosos “Open Source”, los software libres. El ProM es uno, BupaR es otro, Pm4py es otro.