Toda empresa dedicada a una actividad productiva cuenta con un proceso de negocio. Dependiendo de la empresa y sus objetivos, pueden ser más o menos complejos, pero siempre hay etapas del proceso que se deben cumplir para darle continuidad a la actividad de la empresa. Para optimizar el proceso en cada una de sus etapas, una estrategia de apoyo es la gestión de procesos de negocio -BPM por sus siglas en inglés- entendida como una disciplina que utiliza varios métodos para mejorar el funcionamiento de la empresa en todas las etapas que componen su proceso de negocio, desde la fase creativa hasta la relación con clientes.

Sin embargo, la implementación de un BPM en una pyme depende, en primer lugar, de lo pertinente que se considere la herramienta y, en segundo lugar, de las necesidades específicas de la organización. Por ejemplo, una pyme que deba reforzar la monitorización de los flujos de trabajo puede preferir un BPM orientado a personas. En cambio, si se requiere controlar el cumplimiento de ciertas normas legales, conviene adquirir un BPM orientado a documentos. Independientemente del tipo de BPM que se instale, hay múltiples beneficios derivados de su aplicación, tales como el aumento en la eficacia productiva, la automatización de procesos repetitivos, o la agilización de los procesos de venta. Esto demuestra que, para cualquier etapa del proceso de negocio que se mejore, habrá una mejora global del funcionamiento de la pyme.

Puesto que se trata de una herramienta de amplio alcance y que reviste cierta complejidad en su instalación, se recomienda seguir un paso a paso con la ayuda de un equipo especialista, interno o externo a la pyme, que sea capaz de realizar tareas tales como control de calidad, análisis de datos o diseño de soluciones. Estas fases son las de planificación de objetivos, el modelado de procesos, la realización de pruebas piloto, la evaluación y la mejora continua.

Pese a que es una herramienta que puede abarcar toda una organización, hay áreas donde se nota de forma más sensible su impacto. Algunos departamentos que se pueden beneficiar especialmente del BPM son el de creación de contenidos mediante la gestión del flujo de trabajo en la producción de contenido, el de atención al cliente por la centralización de canales de contacto entre el cliente y la pyme, y el de recursos humanos gracias a la verificación documental de los trabajadores y candidatos.

Hoy en día existen muchos proveedores de soluciones BPM, pero algunos de los más populares son los siguientes:

• Pipefy: ideal para la creación de flujos de trabajo.
• Elozku: especializada en integrarse con aplicaciones de gestión financiera y contable.
• Cflow: capaz de integrarse con plataformas más extendidas como Office 365 o G Suite.
• Monday: sirve para crear y monitorizar flujos de trabajo.

En definitiva, el uso del BPM puede significar un aumento notable de la eficiencia, eficacia y precisión en los procesos de negocio de una pyme, usando como máxima la organización y monitorización del trabajo y de cada una de las etapas del proceso de negocio.