Entrevista de expertos

Entrevista a Pedro Bugallal, de Activa Temp ETT

17 Oct 2023. 09:11
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Pedro Bugallal, de la empresa de trabajo temporal Activa Temp ETT, nos cuenta cómo ha sido el proceso de transformación digital en su pyme a través de la automatización de tareas con herramientas como un ERP.

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Descripción
  1. ¿Por qué razón decidisteis seguir digitalizándoos?

Llevamos casi 30 años en el mercado y por la naturaleza de nuestro trabajo, hemos hecho uso de herramientas digitales desde el principio. Básicamente nosotros cubrimos las necesidades del trabajo temporal de nuestros clientes, para lo cual, seleccionamos y contratamos a personas que van a trabajar a las instalaciones del cliente. Esto puede ser pues para servicios que pueden variar desde un día hasta tres o seis meses.

A lo largo del año, la carga administrativa de este trabajo es enorme, porque tenemos por un lado de cara al cliente, hojas de encargo, pedidos, facturas, y de cara al trabajador, contratos, boletines de cotización, altas, bajas, nóminas, etc. El primer salto grande que hicimos fue en 2019, que se trató del salto a la nube porque teníamos que cambiar el servidor local y ya sea que había quedado obsoleto. Lo cual fue bastante providencial porque unos meses más tarde, tuvimos la pandemia.

Pasada la pandemia, nos dimos cuenta de que teníamos que dar un acelerón brutal al tema de la digitalización por dos razones, primero, porque muchos de nuestros clientes, ya se habían digitalizado como consecuencia de este fenómeno y, por tanto, también nos exigían que nosotros les diéramos soluciones a digitales a cosas que antes se hacía de forma manual. Y luego, porque el mercado de trabajo temporal es muy competitivo.

Entonces en 2022 hicimos una serie de procesos. También nos metimos en un programa de ayuda a la digitalización que tenía la Junta de Andalucía, que nos ayudó a detectar las mejoras importantes.

 

  1. ¿Qué procesos de automatización de tareas habéis llevado a cabo?

En cuanto a la automatización de tareas, hemos implementado un software de gestión, un ERP, en colaboración con una empresa española especializada en nuestro sector y hemos ido automatizando muchas tareas que antes se hacían manualmente, por lo que ha supuesto un ahorro de tiempo importante.

Otra cosa que hicimos fue implementar una serie de webs, una dirigida al trabajador y otra dirigida al cliente que está interconectada con nuestro software de gestión, de manera que se actualiza automáticamente en nuestro ERP. Con respecto a la del cliente, ellos tienen su web donde tienen acceso a sus datos, y todos esos procesos que antes consumían mucho tiempo y recursos, ahora se hacen de forma mucha más automática.

Además, hemos mejorado procesos administrativos que no están cubiertos por el software de gestión, mediante la implementación macros y de funciones, digamos más avanzadas, pues que sean mucho más automáticas y que permita meter un dato una sola vez, en vez de varias veces.

 

  1. ¿Qué medidas de ciberseguridad tenéis implementadas en vuestro día a día?

En ciberseguridad, nosotros tenemos un sistema de contraseñas, por un lado, para acceder a la nube y al servidor remoto. Y, luego otra para acceder a las herramientas de Office. Además, estamos ahora estudiando las posibilidades de instalar una VPN. Lo fundamental de nuestro sistema es una copia de seguridad que se hace diariamente de toda la información que hay en el servidor remoto. Está en un centro de datos que tiene a su vez réplicas en otros centros de datos. En ese sentido, hemos cuidado mucho el elegir un proveedor fiable porque todos nuestros datos están ahí.

 

  1. ¿Cómo ha sido el proceso de migrar parte de vuestros servicios a la nube?

Al principio nos parecía que iba a ser muy complicado, pero luego no lo fue tanto. Es verdad que nos ayudó que el proveedor del servicio del software de gestión del ERP ya tuviese una versión en la nube porque ya había trabajado con algún cliente con alguna otra empresa de trabajo temporal. Eso facilitó mucho la tarea, porque él nos hizo el proceso prácticamente sin incidencia. Los únicos problemas fueron algunos periféricos que tienen los ordenadores, donde inicialmente daba algún problema en la nube, pero que se solucionó también rápidamente.

 

  1. ¿Qué beneficios habéis identificado gracias a la digitalización de estos procesos?

Este proceso ha tenido ventajas o beneficios para todos los implicados en el proceso. Nuestros trabajadores que están en las instalaciones del cliente tienen mayor control sobre sus datos. Por otro lado, los clientes tienen igualmente acceso a todos sus datos, por lo que ahorran tiempo. Además, el personal de estructura, es decir, el que trabaja en las oficinas centrales, a través de un proceso de automatización ha conseguido ahorrar un montón de tareas mecánicas tediosas y aburridas, y centrarse en tareas de más valor añadido, como pueda ser la selección de personal, o, preparar la formación de personas que se van a incorporar. Por último, para la empresa, ha supuesto también la posibilidad de ser más eficientes y productivos, que, en un mercado tan apretado y competitivo como el nuestro es fundamental.

 

  1. ¿Qué planes de futuro respecto a la digitalización tenéis?

Aparte de lo que he comentado antes sobre la posible instalación de una VPN, tenemos la intención de implementar algunas otras medidas, como, por ejemplo, la autenticación multi factor para que la gente acceda. Además, queremos sacarles más partido a las herramientas de Office 365, como SharePoint y Teams, para aumentar aún más nuestra productividad. Finalmente, nos gustaría potenciar la presencia en internet y redes sociales como ventana al mundo.

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